Kurz vor der Fertigstellung setzen sich alle Beteiligten zusammen und prüfen, welche neuen Ideen auf Seiten der Anwender oder in den Fachabteilungen in der Zwischenzeit entstanden sind und wie im Vergleich dazu der gesamte Ideenpool aussieht. Dann stellt die Projektleitung ein neues Paket zusammen und der Umsetzungszyklus beginnt von vorn. Auch diese Zusammenstellung ist flexibel: Die Beteiligten können die Pakete in der laufenden Projektphase jederzeit neu und neu bewerten. Frank Henkes geht davon aus, dass insgesamt rund 30 unterschiedliche Prozesse ihren Weg in die Enterprise-Mobility-App finden werden. Geplant ist, die Lösung auf über 1.100 Smartphones einzusetzen.
Aber schon jetzt, in der frühen Umsetzungsphase, wird deutlich, dass auch hier der Appetit beim Essen kommt: Anwender und Fachverantwortliche sind sehr kreativ, wenn es darum geht, neue Themen für die Mobilisierung zu identifizieren.
TEAM + METHODE = ERFOLG
Zwischenzeitlich ist der Pilot, die Urlaubsfreigabe, von der bisherigen technischen Basis auf die Zielarchitektur migriert worden, während der Roll-out des Access Managements und die Bereitstellung der wichtigsten Intranetmeldungen Themen sind, die das Projekt-Team aktuell umsetzt. Darüber hinaus bauen die Experten ein Dashboard auf, mit dessen Hilfe Anwender auch bei einer Vielzahl von Möglichkeiten innerhalb der App den Überblick behalten. Inzwischen haben die Verantwortlichen eine ganze Reihe von Prozessen mobilisiert. Dazu gehören unter anderem ein Dashboard mit News aus dem Intranet, die Freigabe von Zeitkorrekturen und Seminaranträgen und -Freigabe von Dienstreiseanträgen und zugehörigen Abrechnungen. Und auch die Pipeline ist gut gefüllt: In Kürze werden auch die Freigabe von Berechtigungsanträgen (Identity & Access Management), Freigaben Vorstands- und Geschäftsführungsbeschlüssen sowie ein Fachprozess für den Vertriebsaußendienst ins Portfolio aufgenommen. Für alle Beteiligten bedeutet das eine volle Agenda, aber Frank Henkes ist sich sicher, dass auch die nächsten Schritte zur weiteren Mobilisierung der Union Investment ein Erfolg werden.
Nach Meinung des IT-Experten sind es zwei Aspekte, die den Ausschlag für das gute Ergebnis in diesem Enterprise-Mobility-Projekt geben: die Projektmethodik und das Projekt-Team. Ein Mobilisierungsvorhaben, wie es Union Investment anstrebt, ist ohne agile Projektmethoden kaum zu realisieren. Lösungen zügig zu veröffentlichen, Nutzerrückmeldungen schnell in die Weiterentwicklung zu integrieren, Themen aufzunehmen oder zu streichen, ohne den ganzen Projektfahrplan umzustellen: Hier spielt Agilität ihre Stärken aus.
Die zweite Säule des Erfolges ist das Projekt-Team. „Alle ticken ähnlich, haben ähnliche Vorstellungen, wollen zügig etwas Gutes auf die Beine stellen“, beschreibt Frank Henkes die Einstellung der Beteiligten. „Dabei kommt insbesondere den Experten von adesso eine wichtige Rolle zu. Sie unterstützen uns nicht nur beim Aufbau einer Lösung, die ankommt, sondern sie sind für uns auch ein wichtiger Sparringspartner wenn es darum geht, strategische oder konzeptionelle Aspekte in Frage zu stellen.“ So aufgestellt wird dieses Team in den kommenden Monaten und Jahren das strategische Thema Enterprise Mobility weiter systematisch und agil umsetzen.